Cálculo e apuração dos novos tributos, o que muda para a sua locadora?

Com a Reforma Tributária (LC 214/2025), PIS, Cofins, ICMS e ISS serão substituídos por dois novos tributos sobre o consumo: a CBS (federal) e o IBS (estadual e municipal). Para a locadora, a mudança aparece em três frentes: como o tributo é calculado na nota, como ele é apurado no fim do mês e como chega ao caixa.

1. As alíquotas previstas da transição

A troca não acontece de uma vez. Entre 2026 e 2033, a CBS se estabiliza logo no início e o IBS sobe gradualmente, enquanto ICMS e ISS diminuem.

Ponto de atenção para locadoras

A locação de veículos hoje não paga ISS nem ICMS, só PIS e Cofins. Então, a partir de 2029, a redução do ICMS/ISS não compensa nada na locação, enquanto o IBS sobe. Por isso, gestão de créditos e precificação passam a ser decisivas.

2. Como é feito o cálculo

CBS e IBS são calculados "por fora": o tributo não entra na sua própria base de cálculo.

Fórmula: Base de cálculo × alíquota = tributo destacado

Entra na base: valor da locação (diárias, km excedente, taxas cobradas do cliente, juros e multas contratuais).

Não entra na base:

• a própria CBS e o próprio IBS;
• descontos incondicionais;
• ICMS, ISS, PIS e Cofins, durante a transição.

Exemplo: locação de R$ 1.000,00

Em 2033, se o tributo for integralmente repassado, o cliente paga R$ 1.279,10. O tributo fica visível na nota, separado do preço. Isso muda a forma de montar tabelas de preço e contratos de longo prazo.

3. Como funciona a apuração

O novo modelo é de não cumulatividade ampla: tudo o que a locadora adquire para a atividade, com CBS e IBS destacados na nota do fornecedor, gera crédito.

Saldo a recolher = débitos (locações e vendas) − créditos (aquisições)

O que gera crédito na locadora:

• compra de veículos para a frota (crédito integral);
• peças, manutenção, pneus e funilaria;
• seguros, rastreamento e serviços contratados;
• energia, aluguel, softwares e demais despesas da operação.

Não gera crédito: itens de uso e consumo pessoal dos sócios e funcionários.

Exemplo de apuração mensal em 2033 (27,91%):

Agora, o mesmo mês sem compra de veículo: débito R$ 27.910 − crédito R$ 2.791 = R$ 25.119 a recolher.

A diferença mostra que a renovação da frota passa a ser também uma decisão tributária. Planejar quando comprar e quando vender impacta diretamente o valor do imposto.

Três cuidados com os créditos

1. O crédito só fica disponível quando o fornecedor efetivamente pagar o tributo da operação. Fornecedor irregular pode significar crédito perdido.
2. A nota de compra precisa estar correta e vinculada ao CNPJ da locadora.
3. Veículos comprados antes da Reforma e vendidos depois têm regra própria de transição na venda (arts. 406 e 407 da LC 214/2025). Cada caso precisa ser analisado.

4. Venda de seminovos

A venda de veículos da frota também gera débito de CBS e IBS. Para veículos adquiridos já no novo modelo, o crédito tomado na compra equilibra a operação. Para a frota antiga, comprada sem crédito, o momento da venda precisa ser planejado com o contador.

5. Split payment: o imposto sai antes de chegar ao caixa

Com o split payment, quando o cliente paga por cartão, PIX ou boleto, a parte correspondente à CBS e ao IBS poderá ser separada automaticamente e enviada direto ao governo. A locadora recebe apenas a sua parte.

Na prática:

• menos dinheiro transitando pelo caixa;
• necessidade de revisar capital de giro;
• conciliação financeira mais detalhada.

6. E a locadora do Simples Nacional?

O Simples Nacional continua existindo, mas a Reforma cria uma decisão nova: recolher CBS e IBS dentro do DAS ou por fora, no regime regular.

Opção 1: CBS e IBS dentro do DAS ("por dentro")

• Tudo continua em uma guia única, como hoje.
• A locadora não aproveita créditos nas compras de veículos, peças e manutenção.
• O cliente PJ só se credita do valor de CBS/IBS efetivamente pago dentro do DAS, que é bem menor.

Opção 2: CBS e IBS por fora do DAS

• IRPJ, CSLL e INSS continuam no DAS. CBS e IBS passam a ser apurados como no regime regular (débitos − créditos), com as alíquotas da tabela.
• A locadora passa a tomar crédito na compra da frota e nas demais aquisições.
• O cliente PJ recebe crédito integral, o que torna a locadora mais competitiva em contratos corporativos.

Quem tende a ganhar com cada opção:

Prazos: a opção é feita em janelas definidas (setembro, com efeitos a partir de janeiro, e abril, com efeitos no segundo semestre). Em 2026, as empresas do Simples não participam do ano-teste de CBS e IBS.

A escolha não é só tributária

Depende do perfil dos clientes, do ciclo de renovação da frota e da margem. Faça a simulação com o seu contador antes de cada janela de opção.

7. Apuração assistida: o sistema calcula, o contador otimiza

A Receita Federal e o Comitê Gestor do IBS vão disponibilizar uma apuração assistida, com débitos e créditos pré-calculados a partir das notas emitidas e recebidas. Mas o resultado depende da qualidade das informações. Cabe à locadora e ao contador:

• conferir se todas as notas de compra foram consideradas;
• identificar créditos não aproveitados;
• corrigir divergências antes do fechamento;
• planejar compras, vendas e preços para reduzir a carga.

Por Kelly Cruz – Coordenadora Fiscal e Membro do Comitê da Reforma Tributária do Grupo Mobility